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九易庄宸:河北最大民营建筑设计院,用蓝凌OA提升管控效率
2019/10/10 11:34:29    来源:公关

  9月25号,蓝凌数字化办公体验会走进石家庄,新大东纺织、九易庄宸等知名河北企业及阿里钉钉、阿里云等200+行业大佬,共同诠释AI时代的数字化办公新实践。

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九易庄宸技术知识管理部经理王勇受邀做《知识协同管理平台支撑企业数字化管理转型》主题分享,并接受了新浪网、河北新闻网、长城网等多家媒体访问,分享数字化洞见、行业变革趋势等,以下为精彩摘要:



九易庄宸:河北最大的民营建筑设计院


河北九易庄宸科技股份有限公司是河北最大民营建筑设计院,成立于2002年,2016年新三板挂牌,是一家具有建筑工程、风景园林工程设计双甲级设计院,同时具市政工程、人防工程、工程咨询、城市规划、旅游规划多项资质,业务涵盖了项目定位策划、设计、咨询、工程管理、工程总承包等服务。



公司现有员工600余人,其中河北省建筑大师1名、河北工程设计大师1名,国家注册设计师、高级技术职称以上人员150余人。在全国范围建立了8个分公司,在石家庄设计的楼盘市场占有率超过35%,合作企业超过150家。


九易庄宸一直注重企业的内部发展,建立了九易庄宸学院,以学习型组织建立企业内部的资源支持,注重一体化设计和全过程资源服务,为客户提供更大的价值。九易庄宸一直致力于全过程生命周期的服务,为客户提供从前期到后期全过程生命周期的咨询服务。我们公司一直致力于新技术的研发应用,现在新兴的被动房技术、装备式建筑在新的合作项目中应用,我们公司为客户提供更好服务质量,一直致力于公司内部的技术规定的制定,制定了一系列的技术措施,参与了很多众多行业标准的规范编制以及课题研究。


业务驱动创新,迈向数字化管理3.0时代


九易庄宸的数字化转型之旅始于2014年,当时公司规模与业务量大幅增加,管理难度持续加大,尤其过程管控、质量管控、纸质档案等领域,公司决定以项目管理为核心打造管理平台,更涵盖人资管理、档案管理等,并纳入了ISO9000认证体系,一定程度上改善并提升了业务管理的效率与水平。


伴随着企业进一步发展,原有平台不能满足生产需求,原有旧系统问题频出,尤其是在打图阶段出现了很多致命错误,影响公司正常生产运营,但旧有项目管理平台升级成本太高,信息化建设缓慢,仅增加运营管理模块,完善客户管理、项目信息管理、合同管理、收费管理功能,这是2016年开始的数字化2.0的建设。


进入数字化时代,企业快速发展中知识获取难度不断地加大,组织对知识管理的需求日益迫切,2017年6月公司把知识管理建设,及项目管理系统重构提上日程,是为数字化3.0时代建设,其目标主要就是想打造一体化平台,解决数据孤岛以及各个管理系统标准不统一的问题;优先推动OA平台建设,进而整合各类业务流程,进一步提效公司经营管理。


升级数字化OA,用知识化协同提效经营


通过多方对比选型,最终我们选择了蓝凌,主要看中其作为最大的知识管理软件公司和主流的OA管理平台,服务非常标准化,整体技术水平可以满足公司长期发展。



全新数字化OA平台目前已上线,涵盖流程管理、公文管理、签到服务、规范制度、文档知识库、文档中心、知识问答、专家网络、新闻管理、会议管理、车辆管理、固资管理、用品管理、时间管理、员工黄页共15个功能模块,结合KK移动办公,有效地支撑了全员高效协作及经营管理。


上万流程在线化,让协作效率倍增:对于民营企业来说,效率肯定是第一位的,所以流程管理是各个部门关注的重中之重。蓝凌的导航界面可以让你快速进行相关操作,筛选和大家熟知的淘宝、京东筛选条件类似,还可以后台灵活的修改、调整,字段可以自定义。


企业所有表单都可以自定义,不用蓝凌帮助定制;后台支持表单可视化调整,审批流程也非常灵活,简单的增加节点、类型以及整个数字化后台数据属性设置。比如流程审批超时应该怎么处理、是否设置流程审批超时。后台监控中心可以看到公司后台数据,支持系统进行提前预警,比如说异常流程还有超时流程。平台上线以来,已经有一万多流程在线。


人性化签到,让考勤管理省力省心:新的签到服务解决了之前线下考勤数据较乱、标准不统一的问题,极大地提升了员工的体验,并简化了人力资源部门的工作。



基于新OA,部门负责人可以看到部门所有考勤记录,每个人可以看到自己当月和之前所有考勤记录,如果有考勤异常可及时提相关流程;可以根据不同维度进行每日、每月汇总,同时生成考勤报表,甚至可以查到在什么维度,你用什么设备、设备是什么版本、在几点打卡。


平台支持不同的分组机构,比如说有的需要排班,他可以很灵活的建立考勤组,包括考勤规则设定,后台中可以分别设定,非常方便。


盘活各类知识,打造随身赋能智库:通过建立专家网络,员工可以根据自己的需求定位提问、定向提问,找到适合领域专家进行解答,类似于百度问答,支持所有已经解答的问题积累下来作为公司的已经可以复用的知识。


文档知识库可以进行分类,不同维度进行不同分类,包括检索查询。比如说你在手机移动端,可以在任何地方实时查找。以前公司一些信息查询非常依赖于个人,如果他不在公司你什么都查不到,因为不知道资料放在哪。现在将过程文件、结果文件都传上来,设定查看权限,不用管这个人是否在公司、有没有离职,都可以凭借权限快速调用。


通过知识地图,把所有知识体系化地形成指引,方便员工日常工作,以新员工入职为例,从入职到转正,他每天需要做什么工作都放在平台,他只需要按照流程完成所有工作内容,就不会落下任何入职手续。平台可以集成外部系统,比如国标电子书库等,你登陆平台之后所有资源可以查阅,因为它是单点登陆授权。


视数字化为一把手工程,五大抓手促落地


信息化、数字化是一个持续渐进过程,如何推进有5个方面需要关注:


1、一把手的重视程度:数字化是一把手工程,一把手的重视程度直接影响项目进度和最终结果。按计划实施还是一拖再拖难以完成,是政绩工程样子货,还是可以改变公司管理模式,提高效率,主要取决于一把手的关注程度。


2. 明确平台建设目标:首先是长期目标,企业随着现在数字化的发展,咱们企业数字化平台一定是平台化的。像原来我们公司建立的分系统的建立,已经满足不了现在企业需求了。再就是短期目标,一定要确定当年建设功能。就是我们今年企业到底要把哪些功能上线。



3、充分进行前期准备:信息化建设是一个持续性建设,不能一蹴而就,全面建设会因为平台的操作学习、习惯的改变、功能的不匹配等问题在实际上线阶段遇到来自企业全员的强大阻力,结果会是欲速而不达。所以信息化建设要有明确的目标,有主次之分,有阶段性计划。


需求调研阶段要中层及以上的管理人员全部参与其中,前期的准备和需求调研非常重要。比如梳理企业当前的管理体系、制度、职责、流程,统一规则、分类、标准。管理层的参与程度和前期工作的完成度决定了平台功能和公司组织架构、管理模式、管理制度的契合度。


4、及时的完善调整:上线测试运行阶段,会出服务器的硬件条件、软件环境、网络架构、客户端系统版本、后台设置等各种原因产生的运行错误,以及功能模块与实际需求有所差异的情况,需要各部门的充分配合以做到及时反馈问题、及时完善调整。各部门的配合程度以及问题收集的完整性决定了平台建设的完成度,是否会出现重复建设的情况。


5、强制的推广实施:新管理工具、新工作方式带来的是习惯改变、大量学习时间投入,势必会出现抵触学习、抵触新鲜事物的情况发生,如果迁就妥协,会造成功亏一篑的结果。





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